E&R-Datenmanagement

Datendrehscheibe

Optimierung Ihrer bAV-Verwaltung durch intelligentes Datenmanagement

In Personalabteilungen von Konzernen und Großunternehmen werden in der Regel diverse Versorgungsleistungen, Rückstellungen und Auszahlungen bearbeitet. Teilweise wird diese Bearbeitung über spezialisierte Tochterunternehmen oder in Kooperation mit externen Dienstleistern abgewickelt.

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Jens-Gustenhoven

Jens Gustenhoven

Vertriebs- und
Marketingleiter

Durch diese Anforderungen entsteht eine ständig wachsende Komplexität der Versorgungssysteme. Um diese komplexen Systeme zu steuern, sind verschiedene Datenbanken und Datenbearbeitungsprozesse der beteiligten Systemparteien zu analysieren, zu konsolidieren und in ein zentrales Datenmanagement zu integrieren. Dieses integrative Datenmanagement, welches die Funktion einer „Datendrehscheibe“ übernimmt, muss flexibel genug sein, um verschiedene Abteilungen, Dienstleister sowie externe und interne Stakeholder an den zentralen bAV-Prozess anzubinden. Vorrangiges Ziel ist es, manuelle Prozesse digital zu automatisieren und die Datenqualität zu optimieren.

Diese Optimierung gelingt nur, wenn vorhandene Bestandssysteme derart angepasst werden, dass sie die Datenkomplexität inklusive aller Prüflogiken, Umschlüsselungen, Berechnungen, manuellen Eingaben und Freigabeprozesse zuverlässig abbilden können. Um die externe und interne Anschlussfähigkeit zu garantieren sind darüber hinaus automatisierte Schnittstellen zu entwickelt und an den passenden Systemstellen zu integrieren.

Eine Effizienz- und Flexibilitätssteigerung erfordert die Neugestaltung der Bearbeitungsprozesse unter Einhaltung rechtlicher sowie Qualitäts- und Sicherheitsstandards, um einen möglichst hohen Grad an Automatisierung zu erreichen. Das System muss aber dennoch so nutzerfreundlich und flexibel bleiben, dass auch kleine manuelle Eingriffe durchgeführt werden können.

Die Entgelt und Rente AG (E&R) stellt mit dem Modul „bAV-Datendrehscheibe“ eine entsprechende Lösung zur Verfügung, mit der Sie diesen Herausforderungen gerecht werden können. Die Lösung ist sowohl als Stand-Alone-Produkt, als auch als integriertes Modul im Rahmen einer kompletten Systemlösung anwendbar.

Mit der bAV-Datendrehscheibe können Sie die gesamtem für die bAV-Abwicklung relevanten Daten (z. B. Personendaten, Arbeitsvertragsdaten, Bezieher- und Zusage- sowie Gehaltsdatendaten) aus den verschiedenen Quellen bzw. Subsystemen (z. B. Ticket Management, ERP-System, Datenbanken, Excellisten) in einer zentralen Datenbank zusammenführen.

Die wesentlichen Kernprozesse, die in der Datendrehscheibe eingerichtet werden, betreffen die Datenübernahme, -prüfung und -weitergabe. Zur Gewährleistung der Datenqualität ist sicher zu stellen, dass nur geprüfte und plausibilisierte Daten in die Datendrehscheibe übernommen und über sie weitergegeben werden. Dies setzt voraus, dass Datenänderungen ausschließlich in Programmen vorgenommen werden dürfen, die auch die Daten liefern (führende Programme für die einzelnen Datensätze). In der Datendrehscheibe selbst werden nur Daten gepflegt und geändert, wenn die Drehscheibe für diese Datensätze das führende Programm ist. Um hier die Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung vollumfänglich zu nutzen, empfehlen wird Daten in Exportschnittstellen nicht manuell zu ändern. Daher werden die Daten vor dem Import geklärt und geprüft, bevor sie entsprechend konvertiert und in die HR direkt-Datenbank importiert werden.

Die importieren Daten, die im Rahmen der bAV-Verwaltung innerhalb der bAV-Datendrehscheibe verarbeitet werden müssen, sind vielfältig. Stammdaten, Gehälter und Dienstzeiten müssen beispielsweise aus Lohnprogrammen importiert werden, um z. B. entsprechende Rentenerhöhungen zu berechnen. Wenn die bAV-Verwaltung auf einen externen Dienstleister ausgelagert ist und die Pensionsgutachten von einem weiteren Partner durchgeführt werden, dann muss die Datenmeldung von externem Dienstleiter zu externem Dienstleister sichergestellt sein. Gleiches gilt für die Verarbeitung von bAV-Daten, die in anderen Sub- oder Zwischensystemen vorgehalten werden. Die beschriebenen Prozesse lassen sich in HR direkt über die Datenimport- und Datenexport-Workflows abbilden. Diese beinhalten Plausibilitätsprüfungen, Archivierung der Import- und Exportdateien sowie die Bereitstellung der Daten für den Nutzer in einem Online-Portal.

Die konkrete Umsetzung des Datentransfers wird über die in die Datendrehscheibe integrierte Import- und Auswertungsgeneratoren realisiert. Die Import-Umwandlung der gelieferten Daten über den Importgenerator erfolgt über Adapter. Die Anpassung der Adapter kann vom Kunden selbst oder von E&R vorgenommen werden. Wir empfehlen, die Ersteinrichtung der Adapter durch E&R durchführen zu lassen, hierbei kann bereits eine Einweisung ihrer Key User erfolgen. Die Anpassung und Erstellung neuer Adapter kann dann nach entsprechender Schulung durch die entsprechende Sachbearbeiter Ihrerseits erfolgen. Auch die Exportschnittstellen werden über Adapter definiert. Die Installation und Pflege kann entsprechend der Pflege der Importschnittstellen erfolgen. Je nach Servicelevel können die Plausibilitätsprüfungen entweder von E&R oder von Ihnen selbst eingerichtet und gepflegt werden.

Intelligentes Datenmanagement bedeutet für uns aber auch, dass sämtliche in der Datenbank der Datendrehscheibe gespeicherten Daten auswertbar vorgehalten werden. Auswertungen können im Zeitverlauf mittels auf der Drehscheibe bereitgestellten Standardauswertungen oder mittels SQL-Abfragen von sachkundigen und entsprechend autorisierten Usern direkt in der Datenbank durchgeführt werden.

Die bAV-Datendrehscheibe bietet darüber hinaus die Grundlage auch weitere komplexere Geschäftsvorfälle wie z. B. den Eintritt einer Dienstunfähigkeit oder die Auszahlung eines Versorgungsbezugs über digitale Workflows abzuwickeln. Sprechen Sie uns gerne an. Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen die perfekte Lösung für Ihr bAV-Datenmanagement.