Mitarbeitermanagement
Modernes Mitarbeitermanagement und digitale Personalverwaltung
Die Gestaltung und Verwaltung der Beziehungen zu den eigenen Mitarbeitern ist eine entscheidende Größe für den wirtschaftlichen Erfolg. Gestalten Sie mit uns ein umfassendes System für Ihr Mitarbeitermanagement und nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung in der neuen Arbeitswelt.
Unsere HR direkt Plattform bieten Ihnen dazu folgende Leistungskomponenten im Rahmen des Mitarbeitermanagements an:
- Entgeltabrechnung
- bAV Verwaltung
- Abwesenheitsmanagement (Zeit- und Urlaubsverwaltung)
- Digitale Personalakte
- Personalplanung und -controlling
- Personalentwicklung/Kompetenzmanagement
- Personalbeschaffung
- Mitarbeiterportal
Entgeltabrechnung
Die Durchführung der Entgeltabrechnung über HR direkt wird im Teil- oder Vollservice angeboten. Bei der Abwicklung im Teilservice werden neben der Bereitstellung der Software noch die Pflege des Lohnartenrahmens und sonstiger Mandantensteuerungen sowie die Durchführung aller elektronischen Meldeverfahren mit übernommen. Bei Bedarf kann auch die Durchführung des Zahlungsverkehrs übernommen werden. Zur Abwicklung der Entgeltabrechnung wird das Entgeltabrechnungsprogramm von SP_Data genutzt.
bAV-Verwaltung
Das Modul bAV-Verwaltung ist ein Administrationsprogramm für alle bAV-Ansprüche. Über die HR direkt Plattform lassen sich alle bAV-Prozesse von der Festsetzung von Renten, der Berechnung und Abführung von Beiträgen bis zur Erstellung von versicherungsmathematischen Berechnungen und Gutachten abwickeln. Beachtet man die Anforderungen der Personalabteilungen, so müssen einerseits die komplette Anwartschafts- und Rentnerverwaltung bedient sowie alle Arten von Auswertungen abgedeckt werden. Andererseits müssen die Abrechnung der Versorgungsempfänger und das Meldewesen abgewickelt sowie die Teilwertberechnungen automatisiert durchgeführt werden. Über das bAV-Datenbankmodell lassen sich alle Informationen auf Mandanten, Personen- und Zusageebene hinterlegen, die für die bAV-Verwaltung von Bedeutung sind. Es bietet außerdem die Verwaltung von Beiträgen und Versorgungskonten.
Digitale Personalakte
Alle personalbezogenen Dokumente können arbeitsvertragsbezogen in einer digitalen Personal- bzw. Versorgungsakte hinterlegt werden. Die Kategorien für dies Akte können vom Kunden vorgegeben werden. Im Rahmen der integrierten Suchfunktion ist eine Verschlagwortung möglich, durch die die Suche nach Dokumenten vereinfacht wird. Es kann pro Kategorie aber auch dokumentbezogen gesteuert werden, welche Beteiligten ein Zugriffsrecht haben. Das Hochladen der Dokumente ist einzeln pro Dokument möglich. Über ein Barcodeverfahren kann aber auch eine Massenverarbeitung eingerichtet werden. Unser System lässt sich an ERP-Systeme (Bsp. SAP) anbinden. Die Einhaltung der Compliance-Vorgaben wird beispielsweise durch die Definition von Löschfristen umgesetzt, die die verantwortlichen Mitarbeiter informieren oder Regeln automatisiert umsetzen.
Abwesenheitsmanagement (Home Office ready)
HR direkt beinhaltet ein eigenes Zeitverwaltungsmodul, über das Zeitmodelle umgesetzt und Arbeitszeiten berechnet werden können. Die Genehmigungsworkflows, z. B. bei Nachbuchungen, Änderungen von gebuchten Zeiten etc. können über die Plattform abgewickelt werden. Zur Verwaltung der Zeitkonten, die ebenfalls Bestandteil der übergeordneten HR Datenbank sind, können aber auch Zeiten aus anderen Fremdsystemen integriert werden. Unsere Zeitverwaltung erlaubt ebenso die Umsetzung aktueller EuGH-Rechtsprechung, um durch Erfassung und Nachweis von Arbeitszeiten Transparenz zu schaffen.
Auch die Urlaubskonten können über Funktionalitäten von HR direkt inkl. der Genehmigungsworkflows geführt werden oder aber durch Buchungen eines Fremdsystems gepflegt werden.
Die Abwicklung des Dienstreiseantrags und die anschließende Reisekostenerstattung kann über Funktionalitäten des Webportals abgewickelt werden.
Personalplanung und -controlling
Über das Stellenplanmodul wird die Organisationsstruktur des Unternehmens inklusive historischer Entwicklungen abgebildet. Kostenstellen werden nicht bei dem Mitarbeiter, sondern bei der Stelle hinterlegt, so dass insbesondere die Personalkostenplanung vereinfacht wird. Auch kann die Stellenbeschreibung und -historie aus Stellen- und Mitarbeitersicht verwaltet und abgerufen werden.
Mithilfe dieses Moduls können Personalkostenhochrechnungen für Haushaltsplanungen auf Basis der aktuellen Entgeltabrechnung durchgeführt werden. Dabei sind der Betrachtungszeitraum und weitere Parameter für die Hochrechnung beliebig vom Kunden definierbar. Für jeden Mitarbeiter sind individuelle Abrechnungssimulationen möglich.
Alle Personaldaten werden in einer einheitlichen Datenbank hinterlegt. Dies ermöglicht die Steuerung von HR-Verwaltungsprozessen, z. B. die Einrichtung von Workflows bei der Einstellung und dem Austritt von Mitarbeitern oder die Verarbeitung von Änderungen, z. B. Namensänderungen, die Arbeitsmittelverwaltung und die Abwicklung und Nachverfolgung von Mitarbeitergesprächen. Außerdem ist die Stellenplan-verwaltung und das Talentmanagement mit integriert.
Über die zentrale Personaldatenbank ist auch die Auswertung aller Personaldaten möglich. Alle Kennzahlen können modulübergreifend ermittelt werden. Das Programm sieht Standardauswertungen vor, es können aber auch Auswertungsmöglichkeiten und Reportings nach den Vorgaben des Kunden bereitgestellt werden.
Mitarbeiterportal
Aus der Perspektive der Mitarbeiter kann ein entsprechender Employer Self Service gewährleisten, dass alle für den Mitarbeiter relevanten Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Kontoauszüge und aktuelle Standmitteilungen von überall aus einsehbar und darüber hinaus auch individuell konfigurierbar und interaktiv sind.
Mit dem Mitarbeiterportal der Entgelt und Rente AG können Sie diesen Herausforderungen begegnen. Mit diesem haben Sie die Möglichkeit, Ihren Arbeitnehmern einen digitalen Zugang zu allen relevanten HR-Informationen zu gewähren. Dabei können Sie jederzeit steuern, welche Informationen eingesehen und/oder verändert werden können.
Aber auch für die Personalabteilung bedeutet das Mitarbeiterportal eine deutliche Arbeitserleichterung. Jeder Mitarbeiter kann über das zertifizierte Web-Portal jederzeit seine Daten einsehen. Der Zugriff erfolgt passwortgeschützt und kann von jedem internetfähigen Endgerät getätigt werden. Der Mitarbeiter hat dabei Zugang zu einer Vielzahl von Informationen: so kann er beispielsweise seine Stammdaten einsehen und Änderungen direkt der Personalabteilung melden. Sämtliche Entgeltabrechnungen sind digital im Web-Portal abzurufen, ein Ausdrucken und Kuvertieren der einzelnen Abrechnung ist nicht mehr notwendig. Auch die Lohnsteuer- und SV-Bescheinigung können auf diese Weise zur Verfügung gestellt werden.
Hat der Arbeitgeber die entsprechenden Module im Einsatz, erweitern sich die Funktionen des Mitarbeiter-Accounts. Beispielsweise kann, bei Einsatz der digitalen Personalakte, durch den Arbeitgeber eingestellt werden, ob der Mitarbeiter über seinen Zugang auch Zugriff auf bestimmte Dokumente (z.B. den Arbeitsvertrag oder Beurteilungen) haben soll. Über die Zeitverwaltung kann der Mitarbeiter sein aktuelles Zeitkonto sowie seine Zeitbuchungen einsehen. Auch die Urlaubsverwaltung wird durch den Einsatz der Mitarbeiter-Accounts deutlich vereinfacht.
Das Freigabeverfahren des Mandanten kann auch auf die Mitarbeiter-Accounts übertragen werden, sodass der komplette Prozesse vom Urlaubsantrag über die Genehmigung bis hin zur Verbuchung digital durchgeführt und gesteuert werden kann. Gleiches gilt für die Reisekostenabrechnung, die ebenfalls durch den Mitarbeiter angestoßen werden kann. Auch die Ansprüche aus seiner betrieblichen Altersvorsorge kann der Mitarbeiter in seinem Account abrufen. Mit dem integrierten Rentenrechner kann er diese Ansprüche sogar auf Knopfdruck hochrechnen. Außerdem kann jeder Mitarbeiter seine Ansprüche aus privater Vorsorge und gesetzlicher Rentenversicherung in seinem Account hinterlegen. So erhält er eine Übersicht zu seiner Gesamtversorgungssituation im Alter.