Verbundlösung Mitarbeiterverwaltung

Herausforderung

Im Zuge der Durchführung einer modernen bAV- und Entgeltverwaltung müssen unterschiedliche Akteure wie z. B. Sachbearbeiter bAV und Entgelt, Controller oder Aktuare zusammenarbeiten. Dabei werden die von Ihnen eingesetzten Softwarelösungen z. B. Entgeltabrechnungssoftware, bAV-Verwaltungssoftware oder aktuarische Software eng miteinander verknüpft. Zusätzlich werden die Anforderungen des Finanzreportings immer umfangreicher, was die Komplexität der eingesetzten Systeme noch weiter steigert.

Folgende praktischen Anforderungen können z. B. an eine moderne bAV- und Entgeltverwaltung konkret gestellt werden:

Der Sachbearbeiter bAV will alle für die betriebliche Altersversorgung relevanten Informationen einsehen können und möchte diese entsprechend aufbereitet bekommen. Zusätzlich will er die korrespondierenden Geschäftsvorfälle workflowgetrieben abwickeln.
Der Sachbearbeiter Entgelt will die Rentenabrechnungen und alle Meldungen im Rahmen des gesetzlichen Meldewesens mit möglichst geringem Aufwand durchführen können. Ihn interessiert primär die Erstellung einer korrekten Abrechnung und das fristgerechte Absetzen von Meldungen im Rahmen des gesetzlichen Meldewesens.
Der Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung, möchte eine Schnittstellendatei für die Finanzbuchhaltungssoftware abrufen oder automatisiert importieren können, um z. B. Rentenanpassungen zu verarbeiten.
Den Controller interessieren für seinen Jahresabschluss und seinen Forecast die Auswertungen von Bilanzkennzahlen wie z. B. der Wert der Pensionsrückstellungen. Um an diese Zahlen zu gelangen, muss er häufig mehrmals im Jahr entsprechende Prognoseberechnung (unterjährige Teilwertberechnung) anfragen.
Der beauftragte Aktuar muss die entsprechend aufbereitete Datenmeldung welche die Grundlage für seine aktuariellen Berechnungen ist, abrufen und in seine aktuarische Software importieren können.

Anhand dieser Beispiele zeigt sich das komplexe Zusammenspiel der verschiedenen Akteure und Softwarelösungen und der hohe Abstimmungsaufwand, der die Einrichtung diverser Schnittstellen und die Definition zahlreicher Berechtigungen im Gesamtsystem bedingt.

Vereinbaren Sie gerne einen Termin mit unseren Spezialisten.

Anabel Meichsner

Vertrieb und Marketing

E&R Lösung

Um dieser Komplexität gerecht zu werden, wird eine Systemlösung mit einer einheitlichen Datenbasis benötigt, aufgrund derer die verschiedenen Parteien mit unterschiedlichen Rechten und Rollen ihre individuell benötigten Informationen abrufen können.

E&R bietet mit HR direkt eine DSGVO-konforme Lösung, die alle oben beschriebenen Anforderungen gleichermaßen erfüllt. Mit HR direkt kombinieren wir Payroll, bAV und aktuarische Berechnung auf einer Plattform.

Unabhängig davon, ob Personen-, Abrechnungs-, Zusage- oder aktuarielle Informationen: in HR direkt werden alle benötigten Daten in einer zentralen Datenbank vorgehalten und sind über ein flexibles Berechtigungskonzept so zu konfigurieren, dass jeder Bereich auch nur Zugriff auf die für ihn relevanten Informationen hat.

Dieser flexible und zugleich individuell gestaltbare Verbund von Payroll, bAV und aktuarischen Berechnung aufgrund eines zentralen Datenkerns vereinfacht die Prozesslandschaft und spart enormen Arbeitsaufwand und Kosten.

Kundennutzen

So kann der Sachbearbeiter bAV vollumfänglich auf alle Informationen (Rentenrechner, Kontoauszüge, Standmitteilungen, Versorgungsakten, Auswertungen) sowie Workflows zugreifen, welche für die Anwärter- und Rentnerverwaltung wichtig sind.

Den Sachbearbeiter Entgelt hingegen interessiert primär die Erstellung einer Abrechnung und die in diesem Zusammenhang abzusetzenden Meldungen im Rahmen des gesetzlichen Meldewesens. Er bekommt somit Zugriff auf das in HR direkt integrierte digitale Lohnarchiv sowie die Gehaltsakten und ausgewählte Reports.

Der Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung, möchte zum einen eine Schnittstellendatei für die Finanzbuchhaltungssoftware abrufen oder automatisiert importieren können. Er erhält einen beschränkten Zugriff auf das Lohnarchiv, wo nach jedem Abrechnungslauf die entsprechende SEPA- Datei automatisiert bereitgestellt wird.

Das Controlling kann auf den integrierten Rechenkern zugreifen und selbst unterjährige Projizierungen von Teilwerten mit konfigurierbaren Parametern (Zins, Sterbetafeln, Renten- und Gehaltstrends) zu beliebigen Stichtagen durchführen und sich als PDF-Dokument ausgeben lassen. Unterjährige Teilwertberechnung (nicht-testierte Gutachten). Dadurch spart das Controlling Kosten, da Prognoseberechnungen nur unwesentlich günstiger als die jeweiligen Endberechnungen sind.

Der beauftragte Aktuar kann in HR direkt nicht nur seine Datenmeldung abrufen und in sein Berechnungsprogramm importieren, sondern auch auf bereits vorgerechnete Werte zugreifen. Diese Werte kann er anhand der bereitgestellten Informationen nachvollziehen und prüfen. Der Prüfaufwand wird hierdurch auf ein Minimum reduziert, Berechnungen werden schneller bereitgestellt und Kosten werden gespart.

Nutzen Sie jetzt unsere HR direkt Plattform zur Gestaltung Ihrer individuellen Verbundlösung von Payroll, bAV und aktuarischen Berechnung. Wir beraten Sie gerne.