Digitale Rentenübersicht
Drei Versorgungswerke nehmen bereits über HR direkt am Datenaustausch teil
Das Meldeverfahren mit der Zentralstelle für die digitale Rentenübersicht (ZfDR) im Rahmen der digitalen Rentenübersicht stellt eine große Herausforderung für meldepflichtige Organisationen dar. HR direkt unterstützt diese als Intermediär bei der Abwicklung der Datenmeldung. Für zwei Pensionskassen und einen Pensionsfonds wurde die Anbindung bereits erfolgreich umgesetzt.
Ein Hauptmodul der Cloudlösung HR direkt ist die Verwaltung von Zusagen der betrieblichen Altersversorgung, insbesondere auch für Einrichtungen der betrieblichen Altersvorsorge. Damit war sofort nach Bekanntwerden des Gesetzesvorhabens für die digitale Rentenübersicht klar, dass das Meldeverfahren mit der ZfDR über HR direkt eingerichtet werden muss.
„Wir haben deshalb bereits 2022 ein Projekt für die Umsetzung der digitalen Rentenübersicht aufgesetzt“, erläutert Bastian Weidig, Produktmanager der Entgelt und Rente AG. „Wir mussten gewährleisten, dass das Meldeverfahren rechtzeitig mit Beginn der Meldepflicht für die Einrichtungen der betrieblichen Altersvorsorge (EbAVs), die ihre Anwärter- und Rentnerverwaltung über HR direkt abwickeln, eingerichtet ist. Darüber hinaus wollten wir aber auch für Meldepflichtige, die nur einen Intermediär für die Datenmeldung benötigen und die Verwaltung über andere Programme abwickeln, eine Möglichkeit zur Datenmeldung an die ZfDR einrichten.“
Datenaustausch mit der ZfDR über HR direkt: einsatzbereit für EbAVs und Arbeitgeber
Das Projekt digitale Rentenübersicht wurde Anfang 2024 mit der Anbindung eines Pensionsfonds und zwei Pensionskassen an die ZfDR erfolgreich beendet. Damit wurde das Meldeverfahren fast ein Jahr vor Beginn der Meldepflicht, die zum 01.01.2025 anfängt, umgesetzt.
Die Datenmeldung erfolgt für die Versorgungswerke, die HR direkt auch als Verwaltungssoftware nutzen, vollständig integriert. Die Bereitstellung der Daten für die digitale Rentenübersicht wurde in den Workflow zur Erstellung der jährlichen Standmitteilungen integriert. So ist sichergestellt, dass jederzeit die aktuellen Daten gemeldet werden. Die Übersetzung der Daten aus der Standmitteilung in die von der ZfDR vorgegebene Schnittstelle erfolgt ohne jegliche manuelle Anpassung.
HR direkt kann aber auch lediglich für die Abwicklung der digitalen Rentenübersicht eingesetzt werden. Über eine Standardschnittstelle werden von der meldepflichtigen Organisation die Daten und Dokumente für die Versorgungsanwärter eingelesen, der Rest des Meldeverfahrens erfolgt automatisiert. Dabei müssen die Meldedaten nicht unbedingt in einer Schnittstellendatei geliefert werden. Sie können auch aus den Standmitteilungen ausgelesen werden.
Die Nutzer des Meldeverfahrens können über eine Meldemaske in HR direkt jederzeit nachvollziehen, welche Daten von der ZfDR abgerufen wurden. Um Fehler bei der Datenübermittlung kümmert sich das HR direkt- Team.
Das Meldeverfahren steht nicht nur für Versorgungswerke zur Verfügung, sondern kann von Arbeitgebern, die betriebliche Altersvorsorge anbieten, ebenfalls genutzt werden. Diese können sich schon jetzt freiwillig an der digitalen Rentenübersicht beteiligen, werden über kurz oder lang aber – wenigstens zum großen Teil- ebenfalls meldepflichtig sein.
Verlauf des Projekts digitale Rentenübersicht
„Ich hatte mir den Projektverlauf schwieriger vorgestellt“, meint Bastian Weidig, der für die Umsetzung zuständig war. „Durch die guten Dokumentationen und dienpersönliche Unterstützung durch die ZfDR war die Einrichtung der Schnittstelle zwischen HR direkt und der ZfDR einfacher als gedacht. Lediglich bei der Erreichbarkeit der Ansprechpartner bei der ZfDR brauchte man am Ende gute Nerven.“
Die eigentlichen Herausforderungen ergaben sich aus den fachlichen Anforderungen, d. h. bei der Datenaufbereitung zur Befüllung der Schnittstelle mit der ZfDR. Hier ist für jeden Leistungsplan der meldenden Organisationen festzulegen, welche Daten gemeldet werden müssen und wie diese ermittelt werden können. Nicht alle zu meldenden Daten lagen in der Datenbank vor. Hier mussten bestehende Verfahren neu konzeptioniert und angepasst werden. Die im Rahmen des Implementationsprozesses hierfür erforderlichen Aufgaben wurden komplett vom HR direkt-Teams übernommen, die HR direkt Nutzer hatten bei der Einrichtung des Meldeverfahrens keinen Aufwand. Auch die nicht vorhandenen SteuerIds der Versorgungsanwärter wurden maschinell abgerufen und verarbeitet.