HR-Digitalisierung

Ein Digitalisierungsprojekt kann nur dann erfolgreich sein, wenn vor Auswahl der Programme die Zielstruktur und die zukünftige Ablauforganisation anhand der vorhandenen bzw. möglichen Ressourcen festgelegt werden. Zu beachten ist auch, dass im Projekt alle Möglichkeiten der Digitalisierung genutzt werden und nicht nur die bisherigen Strukturen in einem neuen Programm abgebildet werden.

„Die Digitalisierung von HR Prozessen ist nicht nur ein IT-Projekt. Bevor die technische Umsetzung überhaupt aufgesetzt werden kann, muss zunächst im Unternehmen ein Transformationsprojekt durchgeführt werden. In diesem sollten die Ziele der Digitalisierung im Rahmen der vorhandenen bzw. möglichen Ressourcen erarbeitet werden. Hierbei ist es ratsam, auch alle Mitarbeitenden mit einzubinden, die von den neuen digitalen Prozessen betroffen sind. Ihre Arbeitsabläufe werden sich durch die neuen Strukturen wesentlich verändern. Das Digitalisierungsprojekt wird deshalb besonders dann erfolgreich sein, wenn alle Beteiligten die neue Struktur nicht nur akzeptieren, sondern aktiv unterstützen.“, erläutert Bastian Weidig, Produktmanager der Entgelt und Rente AG. In dieser Funktion ist er an großen HR-Digitalisierungsprojekten von Arbeitgebern und Versorgungswerken beteiligt, die ihre bAV-Administration auf die Cloudlösung HR direkt umstellen.

„Es zahlt sich immer aus, wenn das Projekt beim Kunden nicht nur als IT-Projekt aufgesetzt wird, sondern eine übergeordnete Steuerung sicherstellt, dass die Anforderungen der Nutzer nicht im Prozessverlauf verloren gehen, die technischen Möglichkeiten aber nicht durch analoge Nutzervorstellungen ausgehebelt werden.“, erklärt Weidig weiter.

Durch dieses Projektverständnis werden die folgenden häufigen Fehler in Digitalisierungsprojekten vermieden, auf die Roland Seeberger in einem Artikel auf Haufe Online hingewiesen hat:

Das haben wir schon immer so gemacht

Meist beginnen alle Beteiligten Digitalisierungsprojekte euphorisch und mit dem Willen, für alle Beteiligten eine wesentliche Prozessverbesserung zu erzielen. Oft setzen sich im Entwicklungsprozess dann aber die Bedenkenträger durch, die zwar die Arbeitserleichterung sehen, sich aber von Ihrem derzeitigen Prozessverständnis nicht lösen können. Wenn man jedoch einen HR-Prozess mittels Digitalisierung vereinfachen möchte, geht dies nur, wenn man den gesamten bisherigen analogen Prozess hinterfragt, um nicht als Ergebnis den bestmöglichen digitalen Prozess zu erhalten, der weiterhin ineffizient und ressourcenraubend ist.

In einer Cloud-Lösung sind schon alle Prozesse integriert

Entgegen der allgemeinen Erwartungshaltung garantieren Cloud-Lösungen nicht die automatische, reibungslose und harmonische Integration aller Prozesse. Die Cloud-Lösung muss immer auf die individuellen Anforderungen konfiguriert werden. Deshalb müssen vor dem Digitalisierungsprozess die Systemarchitektur und die Integration des Cloudsystems in einem unternehmenskritischen Prozess geklärt werden.

Falsches Vertrauen auf „best practices“ des Softwaranbieters

Die Erwartungen an „best practices“ sind oft hoch. Wenn bei Unternehmen x oder y erfolgreich implementiert wurde, wird es auch im vorliegenden Projekt reibungslos laufen. Doch eine unternehmensübergreifende Standardisierung aller Prozesse und deren Abbildung in der IT-Lösung ist weder umsetzbar noch wünschenswert: Eine individuelle Lösung für das aktuelle Vorhaben unter Berücksichtigung aller Prozesse und regulatorischen Vorgaben muss das erklärte Ziel sein.

Den Originalbeitrag von Roman Seeberger finden Sie hier.