Wissenswertes

Bei Haufe.online sind wir auf einen aus unserer Sicht treffenden Artikel über die Schwierigkeiten in HR-IT-Projekten gestoßen. Unsere eigenen Erfahrungen bestätigen genau die beschriebenen Fallstricke auf dem Weg der Zielerreichung hin zum erfolgreichen Projektabschluss. Sehen wir im Einzelnen, welche klassischen Herausforderungen wir kennen und wie wir mit ihnen umgehen können.

Denkfehler 1: „Das haben wir schon immer so gemacht“

Mangelnde Veränderungsbereitschaft ist einer der Hauptgründe, warum Projekte scheitern. Zu Projektbeginn euphorisch, bremsen schon bald Bedenkenträger das Projekt aus. In der Folge sollen das ursprüngliche Ziel und der altbewährte Prozess verkettet werden.

Wenn man jedoch einen HR-Prozess mittels Digitalisierung vereinfachen möchte, sollte man den gesamten bisherigen analogen Prozess hinterfragen, um nicht als Ergebnis den bestmöglichen digitalisierten analogen Prozess zu erhalten, der weiterhin ineffizient und ressourcenraubend ist. Stattdessen sollte zunächst Prozessoptimierung im Mittelpunkt stehen, deren output dann in technische Rahmenbedingungen überführt wird.

Denkfehler 2: Mit einer Cloud-Lösung sind alle Prozesse integriert

Entgegen der allgemeinen Erwartungshaltung garantieren Cloud-Lösungen nicht die automatische, reibungslose und harmonische Integration aller Prozesse. Die Cloud-Lösung muss immer auf die individuellen Anforderungen konfiguriert werden. Deshalb müssen vor dem Digitalisierungsprozess die Systemarchitektur und die Integration des Cloudsystems in unternehmenskritische Prozesse geklärt werden.

Denkfehler 3: Ein paar Stichproben reichen aus

Um das Projekt pünktlich zu beenden, werden oft nur stichprobenartig Tests durchgeführt. Gibt es dort keine Auffälligkeiten, wird das System in Betrieb genommen. Doch welche Verluste drohen, wenn beispielsweise beim Abrechnungsprozess 90 von 100 Fällen fehlerfrei sind, die letzten zehn Prozent jedoch nicht? Der Faktor Zeit sollte niemals zu Lasten der Sicherheit und Zuverlässigkeit der Anwendung gehen – der zuverlässige Betrieb ist das Langzeitziel.

Denkfehler 4: Haben Sie „best practices“?

Die Erwartungen an best practices sind oft hoch. Wenn bei Unternehmen x oder y erfolgreich implementiert wurde, wird es auch im vorliegenden Projekt reibungslos laufen.  Doch eine unternehmensübergreifende Standardisierung aller Prozesse und deren Abbildung in der IT-Lösung ist weder umsetzbar noch wünschenswert: Eine individuelle Lösung für das aktuelle Vorhaben unter Berücksichtigung aller Prozesse und regulatorischen Vorgaben muss das erklärte Ziel sein.

Denkfehler 5: Kapazitäten und Ressourcen des Auftraggebers

Ohne interne Aufwände seitens der Kunden kann kein IT-Projekt erfolgreich sein. Mitarbeitende müssen Prozesse vorstellen, Feedback geben oder das System testen. Meist möchten Kunden diesen internen Aufwand möglichst geringhalten. Wird jedoch der Mangel an Ressourcen und Kapazitäten so erheblich, dass der Projektfortgang gefährdet ist, muss beiderseitig nachgebessert werden. Möglicherweise können zusätzliche externe Fachkräfte beauftragt werden, was jedoch zur Überziehung des Projektbudgets führen kann. Daher ist es unerlässlich, die nötigen Kapazitäten bei der Planung zu berücksichtigen und Puffer für Krankheitsausfälle, Urlaube und weiteres zu kalkulieren. Im schlimmsten Fall kann der Auftragnehmer das IT-Projekt ohne die Mitwirkung von Kundenseite nicht abschließen.

Den Originalbeitrag von Roman Seeberger finden Sie hier.