Warum am Einsatz von KI in der bAV-Verwaltung kein Weg vorbeiführt – und was Sie jetzt tun müssen

Die Disruption hat begonnen

Künstliche Intelligenz ist nicht einfach eine weitere technische Innovation – sie verändert grundlegende Mechanismen unserer Wirtschaft. Fachleute sind sich einig: KI ist eine disruptive Technologie, vergleichbar mit der Einführung des Internets oder der Elektrizität.

Warum? Weil sie kognitive Arbeit automatisiert, neue Geschäftsmodelle ermöglicht und Prozesse mit bisher unerreichter Geschwindigkeit und Skalierbarkeit unterstützt. KI wirkt dabei branchenübergreifend: von der Medizin über die Logistik bis hin zur Verwaltung betrieblicher Altersversorgung (bAV).

Und gerade die bAV, geprägt durch komplexe Daten, jahrzehntelange Laufzeiten und hohe Regulierungsdichte, steht jetzt vor einem Umbruch.

Was KI für die bAV-Verwaltung bedeutet

Studien und Praxiserfahrungen zeigen: KI wird die Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung tiefgreifend verändern.

Mehrere Entwicklungen beschleunigen diesen Wandel zusätzlich:

Die Verschiebung und Ausweitung des EU AI Acts sorgt für mehr Rechtssicherheit.
Der geplante Artikel 88c DSGVO erkennt das KI-Training erstmals als „berechtigtes Interesse“ an – ein Meilenstein für die Praxis.
Der Fachkräftemangel in der bAV-Verwaltung macht Automatisierung zunehmend unverzichtbar.
Wachsende Datenmengen und steigende regulatorische Anforderungen lassen klassische Prozesse an ihre Grenzen stoßen.

Warum KI jetzt unersetzlich wird

KI ermöglicht u. a.:

Automatisiertes Auslesen, Validieren und Verarbeiten von Dokumenten
Chatbots und KI-Assistenten für Versorgungsberechtigte
Virtuelle Sachbearbeiter (KI-Agenten) für Standardprozesse
Plausibilitäts- und Qualitätsprüfungen in Echtzeit
Prognosen, z. B. zu Kapitalflüssen oder Leistungstrends

Die bAV-Verwaltung wird damit nicht nur schneller, sondern auch effizienter, fehlerärmer und deutlich skalierbarer.

Was Sie beim Einsatz von KI unbedingt beachten müssen

Damit KI in der bAV erfolgreich und rechtssicher eingesetzt werden kann, müssen Unternehmen und Einrichtungen der betrieblichen Altersversorgung (EbAV) zentrale Punkte beachten. Die folgenden „7 Essentials“ bilden den Kern einer verantwortungsvollen KI-Einführung.

Datenschutz und Datensicherheit gewährleisten

In der Verwaltung der bAV werden hochsensible personenbezogene Daten verarbeitet – insbesondere Einkommensdaten, biometrische Informationen, Beschäftigungshistorien oder Angaben zum Familienstand. KI-Systeme benötigen diese Informationen oft für Training, Auswertungen oder Automatisierungen.

Wichtige Aspekte:

DSGVO-Konformität: Verarbeitung personenbezogener Daten nur mit klarer Rechtsgrundlage.
Datensparsamkeit: Nur Daten verwenden, die tatsächlich für den KI-Prozess erforderlich sind.
Sicherheitsarchitektur: Strenge Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Monitoring.
Trennung von Trainings- und Echtdaten: KI möglichst mit anonymisierten oder synthetischen Daten trainieren.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherstellen

In der bAV stehen Rechtsverbindlichkeit, Verlässlichkeit und Revisionssicherheit an oberster Stelle. Entscheidungen müssen nachvollziehbar sein – auch Jahre später.

Daher ist wichtig:

Erklärbarkeit der Modelle: Entscheidungen dürfen nicht „Black Box“ bleiben.
Dokumentation: Alle automatisierten Entscheidungswege müssen dokumentiert werden, inklusive Modellversionen.
Revisionssichere Archivierung: Besonders wichtig wegen oft jahrzehntelanger Laufzeiten.

Haftungsfragen klären

Fehlerhafte Berechnungen oder Bescheide können erhebliche finanzielle Auswirkungen haben. Unternehmen müssen klären:

Wer haftet bei Fehlentscheidungen der KI?
Wie wird die fachliche Endkontrolle organisiert?
Gibt es klare Eskalations- und Prüfprozesse?

Ein übliches Modell ist die „Human-in-the-Loop“-Kontrolle, bei der KI Vorschläge liefert, der Mensch aber final entscheidet.

Gesetzliche Rahmenbedingungen beachten

Die bAV ist stark reguliert. Neben dem Betriebsrentengesetz (BetrAVG) spielen auch arbeitsrechtliche, steuerrechtliche und aufsichtsrechtliche Vorgaben (z. B. BaFin für Pensionskassen oder Pensionsfonds) eine Rolle.

Wesentliche Fragen:

Ist der Einsatz von KI mit bestehenden Regulatorien vereinbar?
Wie werden regulatorische Prüfungen durch KI-gestützte Prozesse unterstützt?
Erfüllt die KI-Lösung Anforderungen an Model Governance (Modellvalidierung, Risikoanalyse, kontinuierliches Monitoring)?

Zusätzlich sollte der AI Act der EU beachtet werden, der Systeme mit erheblichen Auswirkungen auf Finanzprodukte und Personalverwaltung als „Hochrisiko-KI“ einstuft.

Fachliche Qualität sicherstellen

KI kann die bAV-Verwaltung beschleunigen, aber nur wenn die Basis stimmt.

Dazu gehört:

Korrekte und vollständige Datenqualität: Fehler in historischen Daten können zu falschen Prognosen oder fehlerhaften Leistungsberechnungen führen.
Fachliche Validierung: KI-Ausgaben müssen regelmäßig durch Experten überprüft werden.
Fortlaufende Modellpflege: KI-Systeme dürfen nicht statisch sein, sondern müssen bei Gesetzes- oder Tarifänderungen aktualisiert werden.

Mitarbeitende einbinden und schulen

Der Einsatz von KI verändert Prozesse und Rollenprofile.

Wichtig ist:

Mitarbeiterakzeptanz stärken – durch Einbindung und transparente Kommunikation.
Schulung in KI-Kompetenz: Fachkräfte müssen KI-Ergebnisse interpretieren können.
Klare Verantwortlichkeiten: Wer prüft, wer entscheidet, wer dokumentiert?

Chancen realistisch nutzen

AI kann in der bAV wertvolle Beiträge leisten, z. B.:

Automatisiertes Auslesen und Verarbeiten von Dokumenten
Chatbots zur Versichertenkommunikation
KI-Agenten als virtueller Sachbearbeiter

Der größte Nutzen entsteht, wenn KI nicht als Ersatz, sondern als Assistenzsystem eingesetzt wird.

Was Sie jetzt konkret tun müssen

Um den Vorteil nicht zu verpassen und gleichzeitig rechts- und prozesssicher zu bleiben, sollten Unternehmen und EbAV jetzt folgende Schritte einleiten:

Die 6 nächsten Schritte im Überblick

KI-Strategie definieren: Welche Prozesse sind am besten geeignet?
Datenqualität prüfen und aufbereiten.
Pilotprojekte starten – schnell, klein, risikoarm.
Rechtliche Rahmenbedingungen evaluieren (DSGVO, AI Act, Betriebsrecht).
Mitarbeitende gezielt schulen und früh einbinden.
Governance und Kontrollen definieren (Human-in-the-Loop, Monitoring).

Unternehmen, die jetzt handeln, schaffen einen klaren Wettbewerbsvorteil – nicht nur durch Effizienz, sondern auch durch Compliance-Sicherheit und Zukunftsfähigkeit.

Fazit

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung ist nicht mehr optional – er ist eine strategische Notwendigkeit.

KI bietet enormes Potenzial für Effizienz, Qualität und Transparenz, erfordert aber zugleich klare Regeln, Verantwortlichkeiten und technologische Weitsicht.

Wer früh investiert, setzt den Standard für die bAV-Verwaltung der Zukunft.