- November 3, 2026
- 12:07
SAP HCM 2027: Warum Unternehmen Payroll und bAV jetzt strategisch neu aufstellen sollten
Das Ende der regulären Wartung von SAP ERP HCM rückt näher. Für viele Unternehmen bedeutet das weit mehr als einen notwendigen Systemwechsel. Es bietet die Chance, historisch gewachsene HR-Prozesse zu hinterfragen und insbesondere die Entgeltabrechnung und die betriebliche Altersversorgung (bAV) zukunftssicher aufzustellen. Doch welche Alternativen gibt es und was sollten Unternehmen jetzt tun?
SAP HCM: Was endet 2027 – und welche Möglichkeiten bleiben?
In vielen Gesprächen mit Unternehmen begegnet uns derzeit dieselbe Frage: Wie stellen wir unsere HR-IT für die Zukunft auf?
Der Handlungsdruck wächst. Nach Angaben von SAP endet die reguläre Wartung (Mainstream Maintenance) von SAP ERP HCM 6.0 mit den Enhancement Packages 6 bis 8 am 31. Dezember 2027. Eine kostenpflichtige Extended Maintenance ist bis zum 31. Dezember 2030 möglich.
Für ältere Versionen von SAP ERP HCM 6.0 ohne Enhancement Package beziehungsweise mit den Enhancement Packages 1 bis 5 endete die reguläre Wartung bereits am 31. Dezember 2025.
Das bedeutet allerdings nicht, dass SAP HCM zum Jahresende 2027 abgeschaltet wird. Unternehmen können unter anderem auf neuere SAP-Lösungen wechseln oder bestehende Systeme unter veränderten Wartungsbedingungen weiterbetreiben. SAP bietet hierfür unterschiedliche Transformations- und Übergangsoptionen an.
Quelle: SAP Community, „Maintenance Timelines for SAP ERP HCM: What You Need to Know“, 12.08.2025; SAP News Center, „Planning Beyond 2030“, 07.10.2026.
Damit stehen zahlreiche Unternehmen vor einer strategischen Entscheidung: Sollen bestehende SAP-Lösungen modernisiert, durch neue Systeme ersetzt oder einzelne HR-Prozesse künftig über spezialisierte Plattformen beziehungsweise externe Dienstleister abgewickelt werden?
Die zentrale Frage sollte dabei nicht nur lauten: Welches System ersetzt SAP HCM? Sondern: Wie wollen wir unsere HR-Prozesse künftig organisieren?
Besonders relevant ist diese Überlegung für zwei Bereiche, die eng miteinander verbunden sind und gleichzeitig hohe fachliche Anforderungen stellen: die Entgeltabrechnung und die Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung.
Warum eine reine SAP-HCM-Migration häufig zu kurz greift
Über viele Jahre haben Unternehmen ihre HR-Systemlandschaften kontinuierlich erweitert. Neue gesetzliche Anforderungen, organisatorische Veränderungen und individuelle Prozesse führten zu zusätzlichen Schnittstellen, Anpassungen und teilweise komplexen IT-Strukturen.
Gerade in der Payroll und bAV sind dabei häufig historisch gewachsene Prozesse entstanden, die stark von einzelnen Systemen oder spezialisiertem Mitarbeiterwissen abhängen.
Typische Herausforderungen sind:
- Unterschiedliche Systeme für Personalverwaltung, Entgeltabrechnung und bAV-Administration.
- Manuelle Datenübertragungen und aufwendige Abstimmungsprozesse.
- Individuelle Abrechnungslogiken und komplexe Versorgungsordnungen.
- Fehlende Transparenz über Datenbestände und Bearbeitungsstände.
- Hohe Abhängigkeit von internem Spezialwissen.
- Aufwendige Pflege und Weiterentwicklung bestehender Schnittstellen.
Wer diese Prozesse bei einer Migration unverändert übernimmt, läuft Gefahr, bestehende Ineffizienzen lediglich in eine neue technische Umgebung zu übertragen.
Eine erfolgreiche HR-Transformation sollte deshalb mit einer Analyse der bestehenden Prozesse und einem klaren Zielbild beginnen.
Nicht die Software sollte den Prozess bestimmen, sondern der Prozess die Softwareauswahl.
Moderne HR-Plattformen: Warum Payroll und bAV häufig zusätzliche Lösungen benötigen
Moderne HR-Plattformen wie Workday, SAP SuccessFactors oder Oracle HCM bieten umfangreiche Funktionen für das Personalmanagement – von der Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten über Recruiting und Talentmanagement bis zur Personalentwicklung.
Doch gerade bei der deutschen Entgeltabrechnung und der betrieblichen Altersversorgung lohnt sich ein genauer Blick auf den tatsächlichen Funktionsumfang.
Ein Beispiel ist Workday: Für die Entgeltabrechnung in Deutschland bietet das Unternehmen mit „Workday Payroll provided by Strada“ eine integrierte Lösung in Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Payroll-Anbieter an. Darüber hinaus ermöglicht Workday die Anbindung weiterer externer Abrechnungssysteme. [6, 7]
Auch bei der betrieblichen Altersversorgung ist eine differenzierte Betrachtung erforderlich. Workday verfügt zwar über Funktionen zur Verwaltung von Mitarbeiterzusatzleistungen (Benefits). Ob damit jedoch auch die spezifischen Anforderungen der deutschen bAV – etwa komplexe Versorgungsordnungen, individuelle Leistungsberechnungen sowie die Verwaltung und Abrechnung von Versorgungsempfängern – vollständig abgedeckt werden können, muss im Einzelfall geprüft werden. [8]
Für Unternehmen bedeutet das: Die Entscheidung für eine neue HR-Plattform löst nicht automatisch sämtliche Anforderungen an Payroll und bAV.
Vielmehr kann es sinnvoll sein, ein modernes HR-System als zentrale Plattform für das Personalmanagement einzusetzen und die Entgeltabrechnung sowie die bAV-Administration über spezialisierte, integrierte Lösungen abzuwickeln.
Eine zukunftsfähige HR-IT muss deshalb nicht zwingend aus einem einzigen System bestehen. Entscheidend ist, dass die eingesetzten Lösungen fachlich überzeugen und reibungslos zusammenarbeiten.
Payroll: Zwischen SAP-Migration, Eigenabrechnung und Outsourcing
Die Entgeltabrechnung gehört zu den geschäftskritischen HR-Prozessen eines Unternehmens. Fehler wirken sich unmittelbar auf Beschäftigte aus und können erhebliche steuerliche, sozialversicherungsrechtliche und organisatorische Konsequenzen haben.
Hinzu kommen regelmäßige gesetzliche Änderungen, komplexe tarifvertragliche Regelungen sowie steigende Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit.
Unternehmen, die ihre Payroll bislang über SAP HCM abwickeln, sollten deshalb verschiedene Zukunftsszenarien prüfen.
Option 1: Payroll innerhalb der SAP-Welt modernisieren
Mit SAP HCM for S/4HANA und weiteren SAP-Lösungen bestehen Möglichkeiten, die Entgeltabrechnung weiterhin innerhalb des SAP-Ökosystems zu betreiben.
Dieser Ansatz kann insbesondere für Unternehmen sinnvoll sein, deren Payroll eng mit weiteren SAP-Anwendungen verbunden ist.
Allerdings sollten Implementierungsaufwand, Lizenz- und Betriebskosten sowie notwendige Prozessanpassungen sorgfältig bewertet werden.
Option 2: Payroll auf eine spezialisierte Plattform migrieren
Eine Alternative ist die Entgeltabrechnung über eine eigenständige Payroll-Plattform.
Dabei kann die Personalstammdatenverwaltung beispielsweise weiterhin in einem zentralen HR-System erfolgen, während die eigentliche Entgeltabrechnung über eine spezialisierte Lösung abgewickelt wird.
Voraussetzung sind klar definierte Schnittstellen, konsistente Daten und eindeutig geregelte Verantwortlichkeiten.
Option 3: Entgeltabrechnung an einen Dienstleister auslagern
Auch das Payroll Outsourcing sollte im Rahmen einer HR-Transformation neu bewertet werden.
Spezialisierte Dienstleister können nicht nur die technische Abrechnung übernehmen, sondern auch operative Aufgaben, gesetzliches Meldewesen und fachliche Unterstützungsleistungen erbringen.
Abhängig vom gewünschten Betriebsmodell sind sowohl vollständige Outsourcing-Lösungen als auch hybride Ansätze möglich, bei denen bestimmte Aufgaben weiterhin im Unternehmen verbleiben.
Spezialisierte Anbieter wie die Entgelt und Rente AG unterstützen Unternehmen dabei mit flexiblen Payroll-Services – von der Bereitstellung einer leistungsfähigen Abrechnungsplattform bis zur vollständigen Übernahme der Entgeltabrechnung.
https://er-ag.de/entgeltabrechnung-software/
https://er-ag.de/entgeltabrechnung-outsourcing/
Entscheidend ist nicht, ob Payroll intern oder extern durchgeführt wird. Entscheidend ist, welches Modell langfristig Prozesssicherheit, Wirtschaftlichkeit und Flexibilität gewährleistet.
Betriebliche Altersversorgung: Der häufig unterschätzte Teil der HR-Transformation
Während die Entgeltabrechnung bei einer SAP-Migration meist frühzeitig berücksichtigt wird, gerät die betriebliche Altersversorgung teilweise erst später in den Fokus.
Dabei kann gerade die bAV besonders komplex sein.
Nach dem Alterssicherungsbericht 2024 der Bundesregierung verfügten im Jahr 2023 rund 18,1 Millionen sozialversicherungspflichtig Beschäftigte über eine aktive bAV-Anwartschaft. Das entspricht 51,9 Prozent aller sozialversicherungspflichtig Beschäftigten in Deutschland.
In großen Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten lag die Verbreitungsquote sogar bei rund 86 Prozent.
Quellen: Bundesregierung, Alterssicherungsbericht 2024, Teil D, Tabelle D.1.2; Bundesministerium der Finanzen, Monatsbericht September 2025.
Diese Zahlen verdeutlichen, welche Bedeutung einer professionellen und dauerhaft verlässlichen bAV-Administration zukommt.
Historisch gewachsene Versorgungsstrukturen erschweren die Migration
In vielen Unternehmen existieren mehrere Versorgungsordnungen nebeneinander. Hinzu kommen unterschiedliche Durchführungswege, Besitzstandsregelungen und historisch gewachsene Datenbestände.
Eine vollständige bAV-Administration umfasst dabei weit mehr als die Erfassung von Versorgungszusagen:
- Verwaltung von aktiven und ausgeschiedenen Anwärtern sowie Versorgungsempfängern.
- Berechnung und Dokumentation von Versorgungsansprüchen.
- Verwaltung unterschiedlicher Versorgungsordnungen und Besitzstandsregelungen.
- Erstellung von Standmitteilungen und weiteren Versorgungsinformationen.
- Durchführung der Rentenabrechnung einschließlich steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Anforderungen.
- Schnittstellen zu Payroll, Finanzbuchhaltung und weiteren Systemen.
Die Migration dieser Prozesse erfordert daher nicht nur eine technische Datenübernahme, sondern auch die Sicherstellung einer fachlich korrekten Weiterverarbeitung.
Muss die bAV-Verwaltung weiterhin Bestandteil der SAP-Landschaft sein?
Diese Frage sollten Unternehmen im Rahmen ihrer HR-Transformation ausdrücklich stellen.
Eine spezialisierte bAV-Plattform kann die Verwaltung von Versorgungsverpflichtungen unabhängig vom führenden HR-System ermöglichen.
Das bietet potenziell mehrere Vorteile:
- Stärkere Standardisierung und Automatisierung von Verwaltungsprozessen.
- Geringere Abhängigkeit von einzelnen HR-Systemen.
- Flexible Integration in bestehende IT-Landschaften.
- Bessere Unterstützung komplexer Versorgungsregelungen.
- Möglichkeit zur Auslagerung administrativer Aufgaben.
Eine Alternative zur Verwaltung innerhalb der bestehenden SAP-Landschaft bieten spezialisierte Lösungen für die digitale bAV-Administration. Sie ermöglichen es Unternehmen, komplexe Versorgungsordnungen, Anwärter- und Rentnerbestände sowie administrative Prozesse unabhängig vom führenden HR-System zu verwalten. Je nach Bedarf können Unternehmen die Software selbst nutzen oder die Administration vollständig an einen spezialisierten Dienstleister auslagern.
https://er-ag.de/bav-software/
Dabei muss die bAV nicht vollständig aus der bestehenden Systemlandschaft herausgelöst werden. Auch eine modulare Architektur mit klar definierten Schnittstellen kann sinnvoll sein.
Die bAV sollte deshalb nicht lediglich als Teilprojekt einer SAP-Migration betrachtet werden, sondern als eigenständiger Bestandteil der zukünftigen HR-Strategie.
Integrierte Gesamtlösung oder spezialisierte Systeme?
Viele Unternehmen stehen vor der grundsätzlichen Entscheidung, möglichst viele HR-Funktionen über eine integrierte Plattform abzubilden oder auf spezialisierte Anwendungen zu setzen.
Beide Ansätze haben ihre Berechtigung.
Eine integrierte Lösung kann Vorteile bei einheitlichen Datenstrukturen, zentraler Administration und durchgängigen Benutzeroberflächen bieten.
Spezialisierte Systeme können dagegen dort sinnvoll sein, wo besonders komplexe fachliche Anforderungen bestehen oder bestimmte Prozesse gezielt automatisiert beziehungsweise ausgelagert werden sollen.
Gerade für Payroll und bAV kann eine modulare Systemlandschaft attraktiv sein, wenn sich die Anwendungen zuverlässig miteinander verbinden lassen.
Bei der Auswahl sollten Unternehmen insbesondere folgende Kriterien berücksichtigen:
- Integrationsfähigkeit: Wie gut lassen sich die Systeme miteinander verbinden?
- Prozessautomatisierung: Welche manuellen Tätigkeiten können reduziert werden?
- Fachliche Anforderungen: Werden komplexe Payroll- und bAV-Prozesse vollständig unterstützt?
- Wirtschaftlichkeit: Wie hoch sind die Gesamtkosten über einen Zeitraum von fünf bis zehn Jahren?
- Informationssicherheit: Werden die Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit erfüllt?
- Zukunftsfähigkeit: Wie flexibel lässt sich die Lösung an neue Anforderungen anpassen?
Nicht die Anzahl der Funktionen entscheidet über die Qualität einer HR-IT-Architektur, sondern das Zusammenspiel von Systemen, Prozessen und Verantwortlichkeiten.
Fünf Schritte, die Unternehmen jetzt angehen sollten
Das SAP-HCM-Wartungsende ist ein konkreter Anlass, die eigene HR-Systemlandschaft strategisch weiterzuentwickeln.
- Bestehende Systemlandschaft analysieren
Welche HR-Prozesse werden heute über SAP abgewickelt? Welche Schnittstellen bestehen? Wo gibt es manuelle Tätigkeiten, Medienbrüche oder Abhängigkeiten von einzelnen Mitarbeitern?
Dabei sollte auch geprüft werden, welche SAP-Version eingesetzt wird und welche konkreten Wartungsfristen gelten.
- Payroll und bAV separat bewerten
Welche Aufgaben sollen langfristig intern verbleiben? Welche Leistungen können spezialisierte Systeme oder Dienstleister wirtschaftlicher und zuverlässiger übernehmen?
Gerade bei der bAV lohnt sich eine gesonderte Betrachtung der vorhandenen Versorgungsordnungen, Datenbestände und administrativen Prozesse.
- Ein zukünftiges HR-IT-Zielbild entwickeln
Wie sollen Personalverwaltung, Zeitwirtschaft, Payroll und bAV künftig zusammenarbeiten?
Welche Systeme übernehmen die Datenführung und welche die operative Verarbeitung?
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, sollte die konkrete Systemauswahl erfolgen.
- Lösungsalternativen wirtschaftlich vergleichen
Neben einmaligen Migrationskosten sollten insbesondere laufende Betriebskosten, Lizenzmodelle, interne Personalressourcen, Integrationsaufwand und zukünftige Weiterentwicklungen berücksichtigt werden.
Eine Betrachtung der Total Cost of Ownership (TCO) über mehrere Jahre schafft eine belastbare Entscheidungsgrundlage.
- Migration frühzeitig vorbereiten
Insbesondere bei Payroll und bAV müssen Datenqualität, historische Bestände, Schnittstellen, fachliche Prüfungen und gegebenenfalls Parallelabrechnungen rechtzeitig eingeplant werden.
Eine erfolgreiche Migration beginnt daher nicht mit der Installation einer neuen Software, sondern mit einer klaren fachlichen und organisatorischen Vorbereitung.
Fazit: Das SAP-HCM-Wartungsende als Chance nutzen
Das Ende der regulären Wartung von SAP ERP HCM zum Jahresende 2027 setzt viele Unternehmen unter Handlungsdruck. Gleichzeitig bietet es die Möglichkeit, historisch gewachsene HR-Strukturen kritisch zu hinterfragen.
Insbesondere bei der Entgeltabrechnung und der betrieblichen Altersversorgung lohnt es sich, über eine reine Systemmigration hinauszudenken.
Müssen tatsächlich alle bisherigen Prozesse in einem neuen HR-System abgebildet werden? Oder können spezialisierte Plattformen und Dienstleister einzelne Aufgaben effizienter, sicherer und flexibler übernehmen?
Unternehmen, die diese Fragen frühzeitig beantworten, schaffen die Grundlage für eine zukunftsfähige HR-IT – unabhängig davon, für welches System sie sich letztlich entscheiden.
Payroll und bAV zukunftssicher gestalten
Die Entgelt und Rente AG unterstützt Unternehmen dabei, ihre Entgeltabrechnung und betriebliche Altersversorgung effizient, sicher und zukunftsfähig zu organisieren – mit modularen Softwarelösungen und spezialisierten Administrationsservices.
Sie prüfen derzeit Ihre SAP-HCM-Strategie? Sprechen Sie mit uns über Ihre Anforderungen und mögliche Lösungsalternativen.
https://er-ag.de/terminvereinbarung/
Quellen und weiterführende Informationen
[1] SAP – Maintenance Timelines for SAP ERP HCM: What You Need to Know (12.08.2025)
[2] SAP – Maintenance Strategy for SAP Business Suite 7
[3] SAP News Center – Planning Beyond 2030 (07.10.2026)
[4] Bundesministerium für Arbeit und Soziales – Arbeitgeber- und Trägerbefragung zur Verbreitung der betrieblichen Altersversorgung 2023 (Januar 2025)
[5] Bundesministerium der Finanzen – Das Zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz: Schritte zu mehr Verbreitung und Rendite (September 2025)
[6] Workday – Workday Payroll: Die intelligente Lohnabrechnung für Ihr Unternehmen
Herausgeber: Workday, Inc.
URL: https://www.workday.com/de-de/products/payroll/overview.html
[7] Workday – Workday Payroll bereitgestellt von Strada
Herausgeber: Workday, Inc.
URL: https://www.workday.com/de-de/products/payroll/workday-hcm-strada-global-payroll.html
Workday erläutert hier die Zusammenarbeit mit Strada, die Integration in die HCM-Plattform und die Bereitstellung länderspezifischer Payroll-Funktionalitäten.
Workday DE
[8] Workday – Software zur Administration von Mitarbeiterzusatzleistungen
Herausgeber: Workday, Inc.
URL: https://www.workday.com/de-de/products/human-capital-management/human-resource-management/benefits.html
Diese Quelle beschreibt die Benefits-Funktionen von Workday, insbesondere Zusatzleistungspläne, Einschreibungen, Selfservices und Integrationen. Sie belegt jedoch nicht, dass Workday grundsätzlich keine bAV-Verwaltung ermöglicht.
Workday DE
[9] Workday – Workday kündigt Workday Payroll Provided by Strada an
Herausgeber: Workday, Inc.
Veröffentlichungsdatum: 20. August 2024
URL: https://de-de.newsroom.workday.com/2024-08-20-Workday-kuendigt-Workday-Payroll-Provided-by-Strada-an-und-erweitert-damit-die-KI-gestuetzte%2C-einheitliche-Lohnabrechnung-fuer-Organisationen-auf-der-ganzen-Welt