Digitale bAV: So gelingt Entbürokratisierung und mehr Transparenz

Warum die Digitalisierung der bAV jetzt entscheidend ist

Die betriebliche Altersversorgung (bAV) ist für viele Unternehmen ein wichtiger Baustein zur Mitarbeiterbindung. Gleichzeitig gilt sie als komplex und ressourcenintensiv. Gerade große mittelständische Unternehmen stehen unter Druck, Verwaltungskosten zu senken und Prozesse zu vereinfachen. Hier kommt die Digitalisierung ins Spiel.

Die größten Herausforderungen in der bAV-Verwaltung

 Viele Unternehmen kämpfen mit ähnlichen Problemfeldern:

• Aufwändige Papierprozesse: Vertragsunterlagen, Änderungsformulare und Leistungsanträge erfordern oft manuelle Bearbeitung.
• Veraltete Software: Zum Teil Eigenentwicklungen oder aus der Wartung fallende Lösungen, die nicht mehr den neuesten IT-Sicherheitsbestimmungen entsprechen.
• Fehlende Schnittstellen: HR-, Payroll- und bAV-Systeme kommunizieren häufig nicht nahtlos miteinander.
• Intransparenz für Mitarbeitende: Beschäftigte haben oft keinen direkten Überblick über ihre Ansprüche, Beitragsentwicklung und Anbieterwechsel.
• Rechtliche Komplexität: Ständige Gesetzesänderungen erschweren die sichere und effiziente Umsetzung.

Digitale Lösungen als Gamechanger

Eine moderne, digitale bAV-Verwaltung bietet entscheidende Vorteile:

1. KI einsetzen für repetitive Aufgaben

• Berechtigungsprüfung im Userkontext
• Automatisches Auslesen aus E-Mails, Tickets oder Uploads
• Digitaler Agent zu Daten aus verschiedenen Systemen
• Zuordnung des Sachverhalts zu Prozessen
• Workflow-Orchestrierung und -Initiierung                                                                                                                         

2. Automatisierte Prozesse

• Workflows für gängige Geschäftsvorfälle (z. B. Eintritt in den Ruhestand)
• Beitragsmeldungen und Vertragsänderungen erfolgen direkt im System.
• Schnittstellen zu Lohn- und Gehaltsabrechnung reduzieren manuelle Eingaben.

 

3. Transparenz für Mitarbeitende

• Online-Portale oder Apps ermöglichen jederzeit Zugriff auf Kontostand, Vertragsdetails und Hochrechnungen.
• Push-Nachrichten informieren über gesetzliche Änderungen oder Arbeitgeberzuschüsse.                                     

4. Compliance                                                                                                                                                                            

• Änderungen werden digital dokumentiert und automatisch archiviert.
• Compliance-Vorgaben werden leichter eingehalten.

So gelingt der Umstieg in 5 Schritten

1. Bestandsaufnahme: Alle bestehenden bAV-Prozesse und Systeme analysieren und Use Cases für KI-Einsatz identifizieren.
2. Ziele definieren: Klare KPIs wie Bearbeitungszeit, Fehlerquote oder Mitarbeiterzufriedenheit festlegen.
3. Technologie auswählen: ASP- oder BPO-Modelle prüfen, die zu Unternehmensgröße und Sicherheitsanforderungen passen.
4. Integration vorbereiten: Einsatz von KI-Modellen vorbereiten, Schnittstellen zu Payroll- und HR-Systemen einrichten.
5. Change Management: Mitarbeitende und HR-Teams frühzeitig einbinden und schulen.

Fazit

Die Digitalisierung der bAV ist kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein Wettbewerbsvorteil im War for Talents. Wer jetzt investiert, gewinnt doppelt: geringere Verwaltungskosten und zufriedene Mitarbeitende, die ihre Altersversorgung verstehen und wertschätzen.

Unser Tipp: Unternehmen, die ASP- oder BPO-Lösungen nutzen, profitieren nicht nur von modernster Technologie, sondern auch von fachlicher Expertise und Rechtssicherheit. So können sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Ihr kostenloser Leitfaden zur digitalen bAV
Laden Sie unser kompaktes Whitepaper herunter und entdecken Sie praxisnahe Schritte zur Entbürokratisierung Ihrer bAV-Verwaltung.